Importante: Al habilitar este funcionalidad se acepta el impedir la operación del sistema hasta que se realice el respaldo del inventario al inicio del mes.

Áreas involucradas:

Almacén, Logística

Finanzas, Contabilidad

Precondiciones

- La aplicación debe tener configurado el manejo de respaldos mensuales de inventario.
- El usuario debe generar el reporte de inventario costeado a detalle para confirmar los valores del inventario al momento de respaldar.
- Debe haber al menos un usuario con privilegios para respaldar y otro usuario para autorizar el respaldo.
- Se deben asignar los privilegios a los usuarios para generar el reporte de inventario costeado histórico.

Postcondiciones

- La aplicación no se puede saltar un respaldo del inventario costeado por uno o más periodos.
- La aplicación generará reportes de inventarios costeados históricos a partir de que se inicien los respaldos del inventario.

Ejecución

- El proceso de respaldo será manual, sin embargo, la aplicación realizará una validación en los componentes donde se generen transacciones de inventario para rechazar el proceso si el inventario no ha sido respaldado. Esta validación le dará la pauta al usuario para realizar el respaldo del inventario.
- La validación en cada componente tendrá la siguiente leyenda en caso de que no se haya realizado el respaldo del inventario del mes anterior: “Es necesario realizar el respaldo del inventario para realizar esta operación”.

Procedimiento

1. Validación: La aplicación no permitirá realizar transacciones de inventario en un nuevo periodo contable mientras no se realice el respaldo del inventario.

2. Respaldo: A partir del primer día del mes en curso, el usuario con privilegios de respaldo puede realizar el respaldo del inventario costeado en la siguiente opción del menú: “Inventario :: Utilerías : Respaldo mensual del inventario”.

- La aplicación desplegará el periodo contable inmediato anterior a la fecha en que se accede a la utilería.

- El usuario debe confirmar que el mes desplegado es el que se desea respaldar.

- La aplicación validará que el mes seleccionado no cuente con un respaldo realizado.

- La aplicación desplegará el inventario costeado tomando la consulta del reporte inventario costeado a detalle. -

- Se solicitará al usuario que confirme la información presentada para realizar el respaldo. Esta información debe coincidir con el reporte inventario costeado a detalle generado previamente.

- La aplicación generará un respaldo del inventario costeado y almacenará el usuario y la hora en que se realiza el proceso. Marcara el proceso de respaldo con status “

- La validación en cada componente tendrá la siguiente leyenda en caso de que no se haya realizado el respaldo del inventario del mes anterior: “Es necesario realizar el respaldo del inventario para realizar esta operación”.

3. Autorización: El usuario con el privilegio de autorización de respaldo puede realizar la autorización del respaldo dando clic al hipervínculo desplegado en el área personal o pueder acceder a la opción del menú “Finanzas :: Contabilidad : Utilerías : Autorizar respaldo de inventario costeado”.

- La aplicación desplegará el periodo contable en el cual está el inventario costeado respaldado y pendiente de autorización.

- El usuario debe confirmar que el mes desplegado es el que se desea autorizar.

- La aplicación desplegará el inventario costeado respaldado para que el usuario confirme la información respaldada.

- Se solicitará al usuario que confirme la información presentada para realizar la autorización.

- La aplicación marcara el proceso de respaldo con el status de “Realizado” y almacenará el usuario y la hora en que se realiza la autorización.

- A partir de este momento se libera la aplicación para que se pueda continuar con la operación.

4. Reporte: El usuario con privilegios puede acceder a la opción del menú “Inventarios :: Reportes : Inventario costeado Histórico”.

- La aplicación desplegará una lista de selección para que el usuario seleccione el periodo en el que desea generar el reporte de inventario costeado.

- Una vez que el usuario selecciona el periodo, la aplicación validará que el periodo seleccionado contenga un respaldo del inventario costeado.

- En caso afirmativo la aplicación desplegará el inventario costeado respaldado en el mismo formato del reporte inventario costeado a detalle con la opción a exportar el reporta a excel o archivo plano.

5. Excepciones:

- Area personal : Lista de Recolección. Poner atención especial a este componente debido a que el SAT otorga 72 horas para timbrar una factura con fecha del periodo anterior, sin embargo, la transacción queda registrada en la fecha exacta en que se realiza.

- Compras :: Acciones : Recibir. En el caso de la recepción de mercancías del proveedor sucede algo similar, ya que la aplicación maneja tres fechas: la fecha del reconocimiento de adeudo, la fecha de registro contable y la fecha real en que se registra la transacción del inventario. Este caso aplica para las opciones: Recibir CB, Recibir QI, Recibir OCX & Recibir MRO.

- Las opciones del menú de ventas como cotización, ordenes de venta y facturación de servicios podrán operar sin ninguna restricción.

- Las opciones del menú de compras que no impliquen recepción de mercancías como la creación y edición de Órdenes de Compra, todo el menú de solicitudes de pago y las opciones de procesamiento de XML de proveedor tampoco tendrán restricciones.

6. Frecuencia: El proceso se debe realizar mensualmente.

Requisitos Especiales:

- Los requisitos de operación solicitados después de la liberación de esta funcionalidad serán cotizados y no aplicarán para respaldos realizados con anterioridad.